時間管理與我 我是一名90后創業者，2014年二本大學畢業，也在2014年投身創業，從什么都沒有到有一點點成績，時間管理起著不小的積極影響。 在創業初期，常常被繁雜的事務壓得喘不過氣，逐漸意識到自己出現了一定程度的焦慮，工作低效，生活低質。直到2014年底，開始有意識的接觸了時間管理的一些理論和方法，此后實踐了許多種時間管理方法，直到2015年中旬，開始使用GTD作為理論基礎去實踐，并形成了本文這套實踐方法。 在這長達一年多的實踐時間里，我個人的工作效率及生活質量都有了顯著的提升，也提升了自己的學習能力。而最近，也在自己公司內部做了一個時間管理的實踐分享，收到40多名同事不錯的反饋。一方面需要做一份文字整理，方便同事回顧；另一方面，也想在簡書上做此分享，希望能對更多朋友產生積極正面的影響。 時間管理的道·術·器 時間管理之道：指需要謹記的基本道理，如果違背或不認可，可能就很難做好時間管理。比方說你很難跟一個信奉投機取巧之道的人，講創造價值的重要。時間管理也需要有合適的心態和理念才可能做得好。 時間管理之術：指方法論，大師們總結出來方法論，如GTD、番茄工作法等。 時間管理之器：指工具，遵循方法論，需要有方便實操的工具。 道、術、器的支撐關系 我的道：謹記的道理 時間無法被管理：時不待人，每個人所擁有的時間并不會因為時間管理而變多或變少。所以要把管理的重點放在管理自我，而非管理時間上。 為了更好的平衡工作和生活：很多人認為，時間管理就是讓自己有更多的產出。其實，時間管理除了是提高做事的效率，更重要的是平衡工作和生活，提高生活品質。 時間管理可以幫助減少焦慮：很多人認為，時間管理會讓自己變得更加焦慮。因為做時間管理要考慮很多事情，要給自己滿滿當當的計劃，其實這是對時間管理的偏見。相反，時間管理可以讓自己減少焦慮，讓自己對工作生活更加有把控度。 善用碎片時間：碎片時間簡單的說就是那些零散、無規律、難以計劃的時間。比方說，走路、排隊等候、洗臉洗手、坐公車、逛街、吃飯、做家務、睡覺等。通常這些活動都是必要但無需思考的，那么我們就可以充分利用這些時間進行知識的獲取（音頻）與思考。 保持積極主動：如果自己的態度都出了問題，那什么道理方法都幫不了你。所以學會保持積極主動的心態，是非常必要的。至少在消極情緒來臨之際，要能設法引導自己走出消極情緒。 追求自我價值提升：股神巴菲特他的合伙人查理·芒格（也是他非常尊重敬仰的人），在《窮查理寶典》一書中曾說：“想要得到某樣東西的最好方法，就是讓自己配得上它”。要做好時間管理，必須是有顆追求自我價值提升的心，如果是個投機取巧的人，時間管理估計幫不上太大忙。 愿意不斷持續改善：不斷做持續改進，保持空杯心態，告訴自己沒有一蹶而就的好事，一切都需要不斷改善才可能取得持續進步，包括這篇文章所介紹的方法。 我的術：GTD 我所使用的術，是非常知名的一個方法，由戴維·艾倫在《搞定》一書中提出的GTD。GTD最為核心的就是提出五個核心原則： GTD核心原則 GTD的具體內容我在此就不贅述，如果不了解，可以自行百度查閱。 我的器：思維導圖（xmind） TODO記事簿（紙質本子） 思維導圖大家應該不陌生，這里也不多介紹，我使用的是xmind 8，主要是因為免費且支持手機端APP同步，相當方便易用。思維導圖主要完成收集、整理、組織這三個步驟的。 思維導圖的結構 而TODO記事簿我現在則是用活頁的，因為這樣每個月都可以換，不至于本子太厚重，攜帶更加方便。記事簿主要是用于做回顧使用的。 TODO記事簿（右是現在使用的活頁本TODO，請無視我丑陋的字） 我的實踐 如何收集 我們所有未經整理的事情，或者不需要馬上去執行的事情，都可以放到收集箱中。 簡單分類根據自己需要，可以在收集箱中增加分類，方便在收集的時候可以進行分類。比如，我分類有業務、idea、近期需要開展、重要（但不緊急）、一般（但以后可能需要處理）、個人（生活上的私事）。 收集箱分類演示 使用思維導圖（xmind）的收集箱隨時收集xmind有PC和手機APP，可以很方便的隨時記錄的想到的idea、任務等。 如何記記錄的時候，盡量記清楚5W（What（什么事，這個必須的）、When（什么時候）、Where（地點）、Who（誰）Why（為什么）），如下所示： 如何記示例 如何整理（重點） 收集箱是把可執行、不可執行、需要執行、不需要執行的統統收集記錄起來，是未經分析加工的。每隔一段時間（一般是每天一次），要對收集箱進行整理，整理就是一個篩選、分解細化的處理過程。 專注力粒度原則很多人之所以做不了有效的時間管理，就是在于不懂的如何分析分解。我認為應該結合考慮自己的專注力持久時間，定下任務分解粒度，比如我的專注力持久度差不多是兩個小時，如果超過兩個小時一般都需要打斷休息一下。那么我在分析分解事情的時候，就應該根據“兩個小時專注力粒度”的原則來制定。也就是說，分解出來的任務活動，盡量是兩個小時以內可以完成的。舉個例子，最初在收集箱中的任務是“內部分享《時間管理》”這件事，但這件事我是不可能在兩個小時中完成的，因此我需要將它做進一步的分解。以我的經驗，我需要“設計分享大綱”、“制作PPT及講稿”、“試講并修訂”、“講前準備”、“開展分享”。 分解示例：“內部分享《時間管理》”分解 接著再做進一步檢查，根據經驗，“制作分享PPT及講稿”應該很難兩小時內完成，因此這個任務還要進行進一步的細化。但目前因為還沒有大綱，所以再進一步分解是比較困難的，這時候就要使用“漸進明細原則”了。 漸進明細原則很多事情，不是一開始就清楚要怎么做的，所以一定要懂得漸進明細原則。上面的例子中“制作分享PPT及講稿”要進一步分解，就需要先完成了“分享大綱”。所以，大可以在完成設計分享大綱后，再進一步整理。 完成大綱設計后，就可以進一步分解“制作分析PPT及講稿”了 如何分類 根據事務類型：根據自己所需處理的事務類型，可以是公司和生活分開，可以是不同類型的事務，比如我按照公司需要跟的一些領域做了分類劃分（綠色星星標記）。 待反饋：待反饋是放置那些已經指派給其他任務協同完成的事，一般事情后面我都會記錄負責的人及需要他反饋的時間（deadline），這個分類大家可以根據自己是否需要而設定。（黃色星星標記） 監管：我是用來放置我負責的部門，一般是記錄一些重要事項，我需要知會和跟蹤的事項。（藍色星星標記） 周期性事務//活動：我用于記錄周期性事務，避免忘記，可以按周幾記錄，也可以按頻次記錄，比如每兩周的周四。（紫色星星標記） 分類示例 如何組織 組織就是每天安排日計劃，有的人可以做到周計劃，我一般不行，周計劃只能大概知道周幾要完成什么事情這樣的粗計劃。我是按日做計劃的，要么在前一天晚上做次日的計劃，要么在早上做計劃。每天檢查一下收集箱、待執行中，然后根據時間和事務重要程度進行合理的安排。在組織的時候，我會有一些技巧和原則，下面再做介紹。 把時間分塊按照習慣，把時間分塊。一般分塊的界限要有一定的強制事件，比方說吃飯、休息時間。把時間分塊來安排可以幫助自己養成按時吃飯、良好作息習慣。我把時間分為五塊：清晨（起床到正式上班的時間）、早上（早上上班到午休的時間）、午間（午休的時間）、下午（午休結束到下班前的時間）、晚上（下班后到睡覺的時間）。不一定每塊時間都要做計劃，但這樣可以避免廢寢忘食給身體帶來的傷害。 按習慣和慣例安排計劃可以根據工作或學習氛圍來安排計劃，比方說如果下午有兩個會議要開，自己的時間變成碎片化了。那么可以把其他一些瑣事安排到下午完成，不要把需要整塊時間的事務放到下午處理了，避免執行的時候被頻繁打斷。又比如有些創造性的工作，有人喜歡在晚上或某段時間去做，這些都是可以根據習慣去合理安排，以提高效率。有的像客戶接待工作，一般下午客戶來電概率會比早上大，那么就要盡可能的把難的工作放到早上，避免被客戶打斷（你總不能將客戶拒之不理吧）。 瑣事集中處理盡量把瑣事集中處理了，一般我會在早上剛上班的時候就把今天需要處理的瑣事先完成了。比如回復郵件，審批回復，交代事情等。這樣做的好處是，盡早減少一天的待完成工作項，有助于降低焦慮感。 計劃不要滿滿當當很多人喜歡把計劃安排的滿滿當當的，生怕浪費一點時間。但我認為，計劃安全一定要預留空檔時間作為儲備。至于預留多少，應該多方面考慮，包括當天個人的狀態、當天要完成的事情是否復雜難估、是否有其它不可控的情況（比如見客戶、開未有明確議程的會議等）。 記錄到TODO記事簿中最后把待辦記錄到TODO本子，其作用后面介紹執行和回顧會著重介紹，這里只先講其兩個作用。一個是讓在執行過程中可以通過打鉤來增強成就感，另一個是在周末回顧的時候可以翻閱完成情況。 今日計劃示例 如何執行 執行除了JUST DO IT，其實還有一些需要注意的原則和方法，以下做一些介紹。 盡可能排除干擾很多人在工作學習的時候，經常會因為各種雜七雜八的事情分神。比如說QQ消息、彈窗廣告（有個新聞很有趣）、微信、手機、隔壁座位話嘮同事等。我們應該盡可能的排除外界的干擾，比如說，工作學習的時候，確保電腦沒有打開任何通訊軟件，關閉所有無關的網頁、瀏覽器、郵箱客戶端，甚至盡量桌面圖標都不要看到。再有就是把所有自動運行的軟件（優酷、PPTV等）都干掉，因為這些軟件經常會自己彈出廣告窗。還有非常重要的是把手機收起來，放在自己視線看不到的地方，比如抽屜里。最好把手機上各種APP的推送給關掉，避免各種推送打斷自己。跟同事協商好自己的專注工作時間，比方說在部門群中說，接下來一小時，非必要盡量不要找我，甚至可以約幾個人一起專注工作，這樣大家相互不影響，休息的時候也可以幾個人一起放松放松。 被打斷怎么辦首先心態要擺好，被打斷的時候不要感到煩躁，要知道被打斷是非常正常不過的一件事。被打斷的時候，盡量在溝通清楚事情之后，當機立斷判斷，這件事是否需要馬上處理的，如果不是需要馬上處理的，當即把這個事情記錄到收集箱中。如果是需要當天處理的，可以先放到當日計劃中，可以先簡單記錄放著，等干完手頭這件事的時候再去對計劃做調整。記得如果有臨時新增計劃，也要記錄到TODO本子中去。 明顯知道日計劃無法完成怎么辦我們經常會遇到各種意外情況，比方說老板突然給個臨時任務、任務比自己設想的要難等等。這種情況下，可能自己當下就知道，本來做好的計劃是無法完成的。這種情況我建議就是馬上調整計劃，主要有兩步：1.把不是非今天完成不可的事情，拖回去待執行里頭；2.把臨時加進來的事情，加入到待計劃里，也加到TODO記事簿里。我也經常會在午間就對計劃做一番調整，所以一定要自己內心保持好心態，無須抱怨。 任務完成時執行完成的時候，一方面是把事情從思維導圖上刪除，盡可能保持思維導圖簡單，這樣可以減少“事情很多的”假象，減少焦慮感。另一方面可以在TODO記事簿上面打鉤，不要小看打鉤這個動作，這是給自己獎勵，讓自己有完成事情的成就感，形成積極的腦回路反饋。 如何回顧 我們前面講時間管理之道的時候說過，要愿意不斷持續改善。即便是拿來主義，也要不斷在做的過程中去調整自己和方法工具。那么如何做回顧更好呢，以下做簡單介紹： 每周做周總結我們公司是要求每周要做周總結的，這是一個自我回顧檢查的好時機。如果是做周總結，則還可以圍繞自己的目標來回顧（比如OKRs），這里我們先單純講對時間管理計劃的回顧。（關于周總結和OKRs以后可以再另外單獨起題分享） 分析沒完成計劃的原因時間管理回顧，主要是回顧這周的計劃完成情況，并分析原因。這時候TODO小本本就要發揮大作用啦，可以看看本子上的打鉤和打叉，分析為什么那天的計劃都打叉了，是不是之前分析事情的時候沒分析好？還是那天的計劃安排太滿了？亦或是那天有很多臨時工作？還是說自己狀態不好？總之，可以思考一下原因，以便以后遇到類似情況的時候，可以自我借鑒，從而提升自己處事能力。 不要再找借口了，馬上用起來！ 我一年以前，曾在公司做過時間管理的分享，雖然沒有這一次這么細化，但其實方法論是沒什么變化的。上一次做分享之后，有很多人反饋是說，時間管理方法要找到符合自己的才是好的。我當時覺得那是對的，確實要合適自己的才是好的。但一年過來了之后，我發現很多聽了我上個分享的人，依然沒做好時間管理。做事各種一團糟，事情一多就各種焦慮各種壓力大。我不禁就要問了，這是不是一個不改善自己的一個絕佳借口呢？你認為時間管理不適合自己，真的是這樣嗎？所以，如果各位沒有更合適自己的時間管理辦法。建議直接copy我的時間管理方法實踐去用，大可作為你自己的時間管理1.0辦法去運用。然后再去二次開發，逐步根據自己的情況做改善。這樣起碼可以避免重復踩坑走彎路，減少重復發明輪子。 難點（持續更新） 道理都懂，但很多人就是做不好。這里我根據一些同事反饋和網友評論做一些匯總，也作為難點整理： Q：很多時間管理有說到事情的四象限法則（緊急重要、重要不緊急、不重要緊急、不緊急不重要），為什么這里完全沒提到？A：其實四象限法則我認為道理是對的，但實際運用的時候，是難在如何判定的問題，因為事情分很多種類，每個人的目標、價值觀又不同，難以定義出判斷規則和標準。如果你有能力辨別判斷事情的四象限分類就再好不過了，否則可以弱化，不必刻意去分。 Q：計劃被其他人或事打斷怎么辦A：不要怕被打斷，這是常態，靈活調整計劃就行，但記得很多事情能擋就擋，要有分辨事情重要與否的能力。上文有詳述，可以找到如何執行再看看。 Q：整理時做分析分解很困難怎么辦A：一般分析分解困難，是因為業務能力不到位的原因。也就是你即將要處理的這件事自己還不太清楚方法或完成所需的專業知識，這時候最好的方法是利用漸進明細，先分解出讓自己去找資料、設計完成計劃之類的作為先行任務。明確了如何完成之后，再細化計劃。 Q：堅持不了怎么辦A：人總有懶散的時候，像我如果放假或想放縱放松一下自己的話，也會偷偷懶。不必因為自己一天沒執行或沒做好GTD就自責，想做的時候做做，想偷懶的時候就給自己稍微偷一下懶就好，但也不要過度放縱自己為好。 歡迎大家評論探討，如果喜歡可以點贊關注打賞，好給我刷刷成就感。/(^/_/_^/)
Excel是學習辦公不可或缺的“神器”，一些小技巧，能讓你的工作事半功倍。問問自己，你是不是還在依靠拖動滾動條查看最低行的數據？屏幕一滾動就看不見前面的行和列？學會下面這12個Excel實用技巧，從此做表不求人，趕緊轉發加收藏吧！
WED989VI458EMLOEF44EF8EF
2020年商業周刊新客戶訂購價2020年富比士雜誌怎麼訂閱最便宜國際書展Forbes台南哪裡訂Forbes台南哪裡訂
2020年商業周刊台南哪裡訂 2020年商管財經雜誌新客戶訂購價 今周刊原文版師生價，殺2800？免費送大容量隨身碟、time數位版？ 2020國際書展新客戶訂購價 科學人優惠訂閱價格 time時代雜誌 英文版要看幾次? 練習英文口說? 免費送mp3語言學習機? 國際書展讀者文摘桃園哪裡訂 國際書展休閒時尚雜誌南投哪裡訂 天下雜誌訂閱，36期殺2988？免費送time雜誌數位版、大容量隨身碟？ 國家地理雜誌彰化哪裡訂 國際書展社會人文雜誌台南哪裡訂 今周刊訂閱，36期殺2988？免費送time雜誌數位版、大容量隨身碟？
留言列表
